Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Talentia kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsen-, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamisen, jäsenpalvelujen, uutiskirjeiden, lehden ja verkkosivujen www.talentia.fi ja www.talentia-lehti.fi sekä erilaisten määräaikaisten kampanjasivustojen yhteydessä.
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry (jäljempänä ”Talentia”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Talentia vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Sosiaalialan korkeakoulutettujen ammattijärjestö Talentia ry
Y-tunnus: 0202063-8
Osoite: Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki
Tietosuojasta vastaava henkilö:
Janne Seppälä, järjestöpäällikkö
Osoite: Ratamestarinkatu 11, 00520 Helsinki
Sähköposti: janne.seppala@talentia.fi
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Selataksesi julkisia sivustojamme www.talentia.fi, www.talentia-lehti.fi tai määräaikaisia kampanjasivustojamme käyttäjältä ei pyydetä henkilötietoja. Käytämme kuitenkin evästeitä ja analytiikkatyökaluja, jotta voimme kehittää sivustojamme ja parantaa niiden käyttökokemusta. Lue lisää evästekäytännöstämme tämän selosteen jaksossa 6.
Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
· olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, tilaat uutiskirjeemme tai lehtemme, lähetät kysymyksen jäsenneuvontaan tai ilmoittaudut tilaisuuksiimme;
· syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille; ja
· saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.
Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
· perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
· jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenyhdistys, jäsenyhdistyksen liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys;
· työnantajatiedot, kuten työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä;
· jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
· Luottamustehtävät Talentiassa sekä jäsenyhdistyksissä;
· Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset), ja
· muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsen- tai asiakassuhteen hoitamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
1. Jäsen- tai asiakassuhteen hoitaminen ja palvelujen toteuttaminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsen- tai asiakassuhteen hoitamista ja palvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsen- tai asiakassuhteeseen (sopimus).
2. Markkinointi
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäsen- tai asiakaseduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen tai asiakkuuteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja kyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).
3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsen- ja asiakaspalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsen- ja asiakaspalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsen- ja asiakaspalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsen- ja asiakaspalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
4. Lehti ja uutiskirje
Käsittelemme henkilötietoja myös lähettäessämme uutiskirjeitä, tiedotteita ja lausuntoja jäsenille ja asiakkaille sekä sidosryhmille, joiden osoitetiedot ovat saatavilla julkisista lähteistä tai kun olet itse tilannut uutiskirjeemme tai lehden. Viestien jakelusta voi kieltäytyä pyytämällä yhteystietojen poistamista sidosryhmäjakelulistoiltamme: viestinta@talentia.fi
5. Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
6. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
· lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
· kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
· kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
· Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkolle, mikäli olet jäsenhakemuksen yhteydessä tai myöhemmin jäsenyytesi aikana ilmoittanut liittyväsi kassan jäseneksi;
· Niille Talentian jäsenyhdistyksille, jonka jäsen olet jäsensuhteesi hoitamista varten lukuun ottamatta jäsenmaksujasi tai Talentian työntekijöiden kanssa käymääsi luottamuksellista viestintää.
· Vakuutusyhtiöille jäsenyytesi todentamiseksi Talentian jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä;
· Sinun suostumuksellasi edellä mainituille vakuutusyhtiölle vakuutuksiin liittyvien jäsenetujen tarjoamista varten
Emme siirrä henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle lukuun ottamatta Talentia-lehden kuvapankkia, joka on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tässä tapauksessa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti. Kuvapankin sisältämien henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn tai käytämme EU:n komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita. Lue Privacy Shield järjestelystä täältä https://www.privacyshield.gov/welcome
Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme www.talentia.fi ja www.talentia-lehti.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Käytämme kolmansien osapuolien verkkotyökaluja analysoidaksemme sivustomme toimivuutta. Ne tallentavat anonyymia tietoa kävijöistä. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään jäsen-/asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.
Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen jasensihteerit@talentia.fi.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.talentia.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@talentia.fi