Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa yhtenäistää kirjaamista ja mahdollistaa asiakastietojen liikkumisen eri toimijoiden välillä. Työntekijälle muutos tarkoittaa uusia osaamisvaatimuksia, mutta parhaimmillaan myös sujuvampaa tiedonkulkua.
Sosiaalihuollossa on käynnissä suuri tiedonhallinnan muutos. Syyskuun 2026 alussa tuli voimaan palvelunantajien lakisääteinen velvollisuus liittyä Kanta-palveluihin ja tallentaa sosiaalihuollon asiakastiedot Kantaan.
Terveydenhuollossa potilastiedot ovat liikkuneet Kannan avulla jo pitkään. Sosiaalihuollossa Kanta-palvelut ovat tulleet käyttöön alueittain eri aikoina, ja joillakin hyvinvointialueilla uusia toiminnallisuuksia otetaan edelleen käyttöön.
Kelan Kanta-palvelujen liiketoiminnan asiantuntija Jaana Nissilän mukaan etenemistä on hidastanut muun muassa tietojärjestelmien keskeneräisyys.
– Tämä ei myöskään ole pelkästään tekninen käyttöönotto, vaan iso toiminnan muutos. Se vaatii paljon ammattilaisten kouluttamista ja toimintatapojen muutoksia organisaatioissa.
Kirjaaminen yhdenmukaistuu
Muutos näkyy myös kirjaamisessa. Muutoksen myötä työntekijä kirjaa tiedot oman organisaationsa asiakastietojärjestelmään, josta ne tallentuvat Kantaan.
THL määrittelee sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille valtakunnalliset rakenteet, ja Kantaan tallennettavat tiedot tuotetaan niiden mukaisesti. Aikaisemmin kirjaaminen on voinut olla vapaamuotoisempaa.
– Nyt käyttöön tulee kaikille samat asiakirjarakenteet ja kirjaaminen yhdenmukaistuu, Nissilä kuvailee.
Yhtenäisempi kirjaaminen mahdollistaa tiedon hyödyntämisen paremmin esimerkiksi tutkimuksessa, tilastoinnissa ja palvelujen kehittämisessä.
Uudistus näkyy myös asiakkaalle. OmaKanta on asiakkaan näkymä omiin asiakastietoihin, ja asiakkaat voivat nähdä siellä esimerkiksi sosiaalihuollon päätöksiä ja palvelutarpeen arviointeja.
Uusia työvaiheita opeteltava
Helsingin kaupunki kuuluu sosiaalihuollon Kanta-palvelujen tuoreimpiin käyttäjiin. Sosiaalihuollon tietoja alettiin tallentaa Kantaan syyskuun alussa.
Aikuissosiaalityön sosiaaliohjaaja, Apotti-koordinaattori Sami Hietala kertoo, että muutos on näkynyt alkuvaiheessa varsinkin uusina työvaiheina ja työn hidastumisena.
Kaikille samat asiakirjarakenteet käyttöön.
Kirjaukset tehdään edelleen Apotti-järjestelmään, mutta Kanta-tallennus tuo työnkulkuun uuden vaiheen. Kun lisävaihe toistuu useita kertoja päivässä, se hidastaa työtä ja kuormittaa henkilöstöä etenkin palveluissa, joissa asiakasmäärät ovat suuria.
Hietala on ollut mukana Kanta-määrittelyssä ja kehittämisessä. Hänen mukaansa käytettävyyden parantamiselle on vielä tarvetta, ja tästä onkin annettu palautetta järjestelmätoimittajalle.
– Olisi tärkeää, että järjestelmä ohjaisi käyttäjää paremmin.
Hietala pitää kuitenkin hyvänä sitä, että OmaKannan kautta asiakas pääsee tarkastelemaan asiakirjojaan niiden tallentamisen jälkeen.
Helsingissä tämä ei tosin ole täysin uusi toimintatapa. Käytössä on jo ennestään Maisa, jossa asiakkaat voivat nähdä osan tiedoistaan ja heille varatuista ajoista. Hietala arvioi, että Maisa saattaa vielä olla monille asiakkaille OmaKantaa tutumpi.
Tietojen rajaaminen herättää keskustelua
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella on pitkä kokemus sosiaalihuollon Kanta-palveluista, sillä alueen edeltäjä Eksote oli jo vuosia sitten yksi ensimmäisistä sosiaalihuollon Kanta-piloteista.
Aikuissosiaalityön ja nuorten aikuisten palvelujen vastaava sosiaalityöntekijä Eini Nordin siirtyi alueelle tämän vuoden maaliskuussa, mutta hänen tiimissään Kanta on osa tavallista arkea.
Nordin kuvailee, että monet perusasiat, kuten kirjaamisvelvoite ja eri asiakirjojen käyttötavat ovat työntekijöille tuttuja.
Keskustelua käydään kirjaamisen sisällöistä ja muotoiluista. Esimerkiksi toimeentulotukipäätöksissä työntekijät pohtivat, mitä päätökseen on tarpeen kirjata. Myös OmaKannassa näkyvien tietojen rajaaminen herättää kysymyksiä.
Työntekijöille muutos tuo uutta opeteltavaa.
Hän pitää valtakunnallisia asiakirjarakenteita myönteisenä muutoksena, koska ne yhtenäistävät myös käytännön työtä. Yhteisissä rakenteissa on silti vielä kehittämistarpeita.
Esimerkiksi hän nostaa palvelutarpeen arvioinnin, jonka THL:n määrittelemä rakenne ei aina huomioi kaikkia käytännön työssä tärkeitä teemoja.
– Esimerkiksi lähisuhdeväkivaltaan liittyvät erityiskysymykset eivät nouse perusrakenteessa riittävästi esiin.
Etelä-Karjalassa havaittuja puutteita käsitellään sosiaalihuollon tiedonhallinnan ryhmässä, ja palautetta välitetään myös THL:lle.
THL:n määrittelemät asiakirjarakenteet ovat herättäneet huomiota myös Helsingissä. Hietalan mukaan rakenteiset asiakirjat tuntuvat työntekijästä ainakin alkuvaiheessa aiempaa raskaammilta ja pidemmiltä.
Toisaalta myös hyöty on ilmeinen.
– Raskaampaa, mutta yhdenmukaisempaa, Hietala tiivistää.
Kaikkia asiakastietoja ei näytetä
Asiakas näkee sosiaalihuollon tiedot OmaKannassa siinä muodossa kuin ammattilainen on ne kirjannut. Nissilän mukaan tästä syntyy vielä jonkin verran väärinkäsityksiä.
Jos asiakas huomaa kirjauksessa virheen, hän saattaa ottaa yhteyttä Kanta-palveluihin ja pyytää tiedon korjaamista. Kela ei kuitenkaan voi muuttaa asiakirjan sisältöä, vaan korjausta on pyydettävä siltä taholta, jossa asiakirja on laadittu.
Tiettyjen sosiaalipalvelujen asiakastietoja ei näytetä lainkaan OmaKannassa. Tällaisia ovat esimerkiksi turvakotipalvelujen tiedot. Asiakaskertomusmerkinnät eli päivittäiskirjaukset eivät vielä OmaKannassa näy asiakkaalle, mutta ne on tarkoitus tuoda näkyviin joulukuussa 2026.
Joissakin tilanteissa ammattilainen voi viivästää asiakirjan näkymistä asiakkaalle OmaKannassa.
– Ammattilainen voi esimerkiksi haluta keskustella asiakkaan kanssa ennen kuin asiakirja tulee tämän nähtäväksi, Nissilä sanoo.
Asiakaspalautetta OmaKanta-tiedoista on toistaiseksi tullut vähän sekä Helsingissä että Etelä-Karjalassa. Nordin uskoo tilanteen kuitenkin muuttuvan.
– Kun päivittäiskirjaukset alkavat nousta OmaKantaan, ihmiset voivat alkaa lukea niitä, samaan tapaan kuin olemme tottuneet lukemaan lääkärien kirjauksia.
Tieto kulkee eri toimijoiden välillä
Syyskuun alussa tuli myös mahdolliseksi luovuttaa sosiaalihuollon asiakastietoja Kanta-palveluiden kautta eri sosiaalihuollon toimijoiden välillä. Kanta-uudistus koskee hyvinvointialueiden lisäksi myös yksityisiä sosiaalihuollon palveluntuottajia.
Jos asiakas on antanut sosiaalihuollon tietojen luovuttamiseen luvan, esimerkiksi uuden hyvinvointialueen työntekijä voi hakea tarvitsemiaan tietoja alueelta, jossa asiakas on aiemmin saanut palveluja.
Kanta helpottaa tiedonkulkua myös silloin, kun hyvinvointialue ostaa palvelun yksityiseltä palveluntuottajalta. Nissilä kuvailee, että aiemmin asiakastietoja on saatettu joutua toimittamaan osapuolten välillä esimerkiksi suojatulla sähköpostilla. Nyt tarvittavat tiedot voivat siirtyä suoraan Kannan kautta asiakastietojärjestelmien välityksellä.
– Sitä myöten asiakas saa nopeampaa ja ehkä myös parempaa palvelua, kun ammattilaisella on tarvittavat tiedot käytettävissään
Työntekijälle muutos tuo myös uutta opeteltavaa. Hänen täytyy tietää, milloin toisen organisaation kirjaamia tietoja voi hakea ja milloin tietojen luovuttamiseen tarvitaan asiakkaan lupa.
Asiakas voi OmaKannassa antaa luvan tietojensa luovuttamiseen ja rajata luovuttamista kielloilla.
Kaikissa tilanteissa erillistä luovutuslupaa ei kuitenkaan tarvita. Jos hyvinvointialue hankkii palvelun yksityiseltä palveluntuottajalta, tällä on oikeus saada palvelun toteuttamisessa tarvittavat tiedot ilman erillistä luovutuslupaa. Nissilän mukaan tästä on tullut yksityisiltä palveluntuottajilta paljon kysymyksiä.
Koulutuksia suunnitellaan parhaillaan
Seuraava suuri askel otetaan maaliskuussa 2027, jolloin tietojen luovuttaminen Kannan kautta tulee mahdolliseksi myös sosiaali- ja terveydenhuollon välillä.
Nissilän mukaan muutosta on toivottu pitkään. Toisen toimialan tietojen avulla asiakkaan tilanteesta voidaan muodostaa nykyistä kattavampi kokonaiskuva.
Muutos vaatii uudenlaista osaamista.
Muutos vaatii myös uudenlaista osaamista. Sosiaalihuollon asiakirjat ja käsitteet eivät välttämättä ole terveydenhuollon ammattilaisille tuttuja ja päinvastoin.
– Toisen toimialan toimintaa ja asiakirjoja täytyy oppia tuntemaan paremmin. Siinä on varmasti harjoittelemista ja opeteltavaa, Nissilä sanoo.
Tulevaan sosiaali- ja terveydenhuollon väliseen tiedonvaihtoon liittyvää koulutusta ja tiedotusta suunnitellaan parhaillaan. Jo nyt ammattilaiset voivat perehtyä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen luovuttamiseen Kanta-palvelujen verkkokoulussa.
Maija Komonen
