Samuel Salovaaran väitöskirja tarkastettiin syksyllä 2024 Lapin yliopistossa. Kuva: Marko Junttila
Sosiaalialan tietojärjestelmät palvelevat asiakkaita, työntekijöitä, johtoa, tutkijoita, kehittäjiä ja päättäjiä. Miten tieto järjestelmissä muodostuu ja miten sitä käytetään?
Julkisuudessakeskustellaan ajoittain Suomen sosiaalihuollon tietojärjestelmistä. Yleensä näkökulmana ovat käytettävyysongelmat, tietoturva tai järjestelmien kalleus.
Tieteellistä tutkimusta käytetyistä järjestelmistä on tehty erittäin vähän. Lapin yliopiston tutkija Samuel Salovaara paikkaa tilannetta 20.9.2024 yhteiskuntatieteiden tiedekunnassa tarkastetulla väitöskirjallaan Tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta.
Tässä käyttäjien ja kehittäjien haastatteluja ja kyselytutkimuksia hyödyntävässä tutkimuksessa annetaan yleiskuva siitä, millaisia rooleja ja tehtäviä tietojärjestelmillä sosiaalihuollossa on.
Sosiaalihuollossa asiakastietoja kirjataan kahdella päätavalla: narratiivisesti ja rakenteisesti. Narratiivinen, perinteinen tapa on vapaamuotoinen, tarinallinen esitys asiakkaan tilanteesta. Rakenteista tietoa puolestaan tuotetaan täyttämällä järjestelmään valmiiksi koodattuja ja luokiteltuja tietokenttiä.
– Narratiivinen kirjaamisen tapa on työntekijöille yleensä mieluisampi. Tarinallisuuden avulla asiakkaan yksilöllinen tilanne saadaan nyansoidusti esiin ja kokonaiskuva muodostettua kattavasti Samuel Salovaara sanoo.
Kiireisessä tilanteessa tietoja haettaessa narratiivinen muoto ei kuitenkaan pärjää rakenteiselle.
– Päivystysluonteisissa tilanteissa täytyy nopeasti tietää, mitkä ovat asiakkaan palvelut, lääkitys, oma työntekijä tai lähiverkosto. Jopa satojen sivujen narratiivisista kirjauksista tällaisen etsiminen vie aikaa, mutta rakenteisen datan avulla nämä tiedot voidaan koostaa yhteen näkymään.
Riskinä, että tieto ei ole luotettavaa
Tällä hetkellä järjestelmäkehittäjien tavoite on yhdistää rakenteisen ja narratiivisen dokumentoinnin tapa entistä sujuvammaksi kokonaisuudeksi.
Joskus rakenteista tietoa tuottavien järjestelmien kooditukset ja luokittelut voivat tuntua alan ammattilaisille haastavilta ymmärtää ja käyttää. Tätä selittää se, että kansallisten luokitusten laatimiseen on osallistunut vain harva sosiaalialan ammattilainen.
– Valitettavasti 2000-luvun alussa sosiaalihuollon ammattilaisia osallistui ja osallistettiin tähän prosessiin äärimmäisen vähän. Kentän laajempi osallistaminen olisi voinut saada sen ottamaan luokitukset ja käsitteet paremmin omikseen.
– Nyt on sen sijaan painotettu kansallisia kirjaamiskoulutuksia, joita on toteutettu laajasti jo monta vuotta.
Luokitusten laatimiseen ei juuri osallistunut sosiaalialan ammattilaisia.
Rakenteisesti dokumentoitua tietoa hyödynnetään massiivisesti niin sanotussa toisiokäytössä. Siitä tuotetaan muun muassa tilastoja tiedolla johtamisen, tutkimuksen, innovaatioiden ja päätöksenteon tueksi. Hyvä asia, johon siihenkin liittyy riskinsä, Salovaara katsoo.
– Yksi iso riski on se, että johtajille ja päättäjille koostettu tieto ei ole luotettavaa eikä totuudenmukaista. Se voi olla yksinkertaistavaa tai paikoin jopa vääristynyttä.
Järjestelmistä louhittua big dataa voi sekoittaa esimerkiksi se, jos ammattilaiset käyttävät tietokenttiä luovasti toisiin kuin suunniteltuihin tarkoituksiin. Koko ajan kehittyvistä tietoarkkitehtuureista saattaa myös puuttua jotakin tärkeää.
– Tietokannoista saa ilman muuta paljon hyvää tietoa esiin. Päättäjiä on silti muistutettava jatkossakin siitä, miten monimutkaisia sosiaaliset ongelmat ovat ja miten hankalaa tehdyn sosiaalityön vaikuttavuutta on osoittaa. Näitä ei täysin kukaan koodaa teknologiseen ratkaisuun.
Kun järjestelmä tökkii, työntekijät saattavat ratkaista asian kirjaamalla asioita tietojärjestelmän ulkopuolelle. Työntekijäkohtainen asiakaslista on tällaisesta tyypillinen tapaus: jos sitä ei saa yhteistietoineen järjestelmästä kätevästi esiin, kiusaus tehdä oma excel-taulukko tai kirjoittaa lista vihkoon on suuri.
– Tämä ei kuitenkaan ole tietoturvallista, toisin kuin kansalliset vaatimukset täyttävien soten omien tietojärjestelmien käyttö.
Tietojärjestelmien haasteista olisi aina hyvä raportoida kehittäjille, Salovaara toivoo.
– Käytettävyyttä voidaan kehittää paremmaksi vain, jos tiedetään, mikä on ongelma.
Jokainen erillinen järjestelmä maksaa
Hyvinvointialueille siirtyminen tuo isoja muutoksia kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden tietojärjestelmiin. Parhaillaan vähennetään olemassa olevia järjestelmiä tai päätetään siirtymisestä jopa yhteen, kaikille yhteiseen järjestelmään.
Kaikilta alueilta ja järjestelmiltä vaaditaan nykyään tekninen kytkeytyminen kansallisiin Kanta-palveluihin ja myös kehitystyötä ohjataan kansallisen lainsäädännön ja ohjeistusten kautta.
Ammattilaiset pitävät erillisistä järjestelmistä.
Uudenmaan ja HUSin alueen Apotti on tunnettu kaikkien ammattiryhmien yhteinen tietojärjestelmä. Yhden ammattiryhmän näkökulmasta kehitetyistä järjestelmistä esimerkiksi käy kotihoidon Hilkka-asiakastietojärjestelmä.
– Ammattilaiset pitävät erillisistä järjestelmistä. Ne ovat heille kehitettyjä ja niissä käytetään tuttuja käsitteitä. Kooltaan pieninä järjestelminä näitä on lisäksi yleensä ketterää mukauttaa uusiin tarpeisiin.
Jokainen erillinen järjestelmä kuitenkin maksaa, Salovaara huomauttaa.
– Vaikka Apottia on haukuttu kalliiksi, sen laskettiin tulevan halvemmaksi kuin ne yli tuhat järjestelmää, jotka sitä ennen kyseisellä sote-alueella olivat käytössä.
Erillisiä järjestelmiä pitää myös aina erikseen kehittää, ylläpitää ja päivittää. Niiden yhteen integroimisessa voi tulla ongelmia ja toisiokäyttökin kaipaa omat kommervenkkinsä.
Myös moniammatillisten ryhmien välinen viestintä ja tietojenvaihto voi sakata erillisten järjestelmien välillä. Apotin kaltaisessa järjestelmässä ammattilaiset voivat viestiä suoraan ja siirtää asiakastietoja tietoturvallisesti yhden järjestelmän sisällä.
– Ison yhteisen järjestelmän huonoksi puoleksi voi muodostua eri käyttäjäryhmien toiveiden epätasainen huomioiminen ja järkälemäisyyden mukanaan tuoma kehitystyön hitaus.
